移民档案管理办法司法部关于《公证档案管理办法（修订征求意见稿）》公开征求意见的通知

为贯彻落实档案法、档案法实施条例等法律法规，进一步规范公证档案管理，司法部会同国家档案局对《公证档案管理办法》（1988年3月18日司发公字〔88〕第062号）进行修订。现向社会公开征求意见，公众可以通过以下途径和方式提出意见： 一、登录中华人民共和国司法部 中国政府法制信息网（http://www.moj.gov.cn http://www.chinalaw.gov.cn），进入首页主菜单的“政府信息公开”栏目项下“法定主动公开内容”中的“通知公告”栏目查看。 二、通过信函方式将意见寄至：北京市东城区交道口东大街土儿胡同1号司法部公共法律服务管理局（邮政编码：100007），并请在信封上注明“《公证档案管理办法》征求意见”字样。 三、通过电子邮件方式将意见发送至：sfbgzc@moj.gov.cn。 征求意见时间为2024年10月24日至2024年11月23日。 公证档案管理办法 （修订征求意见稿） 第一章 总 则 第一条 为加强公证档案管理，有效保护和利用公证档案，根据《中华人民共和国公证法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《公证程序规则》等规定，结合公证工作和档案工作实际，制定本办法。 第二条 公证档案是指公证机构在公证活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。 第三条 国务院司法行政机关负责制定全国统一的公证档案工作制度，并与国家档案主管部门对全国公证档案工作进行监督、指导和检查。 县级以上地方司法行政机关与档案主管部门对本行政区域内的公证档案工作进行监督、指导和检查。 公证协会配合司法行政机关开展对公证档案工作的指导和培训。 第四条 公证档案实行集中管理，维护公证档案完整与安全，便于社会各方面的利用。 第二章 管理工作职责 第五条 公证机构应当配备档案工作人员，主要职责是： （一）负责收集、整理、保管、统计本机构的档案，做好档案的接收、登记和移交，开展档案利用工作； （二）指导、督促和检查公证文书材料立卷归档工作； （三）定期对公证档案数量进行清点、对保管状况进行检查，并建立检查和处理情况台账； （四）做好公证档案利用工作，监督公证档案在公证机构指定区域查阅、摘录，按照规定复制公证档案； （五）组织开展档案鉴定与销毁工作； （六）严格遵守保密规定，履行保密义务，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私； （七）完成与档案工作有关的其他任务。 第六条 公证机构应当设立符合国家相关标准的档案库房，配置必要的设施设备，加强档案管理，确保档案安全。 第七条 公证机构通过购买服务方式委托档案服务企业开展公证档案整理、寄存、开发利用、数字化加工、电子档案管理技术支持的，应当严格审核档案服务企业的信息安全保障能力和业务资质，签订委托协议，明确档案服务的范围和标准，对档案服务进行事前、事中、事后全过程监督。 档案服务企业应当建立完备的档案服务管理制度，采取有效措施和技术手段，实施场所、系统、设备和人员全方位监管，遵守安全保密规定，确保公证档案实体、信息载体和档案信息安全。 第三章 整理与利用 第八条 公证业务办结后或者公证机构作出不予办理公证、终止公证的决定后，承办公证员应当按照立卷归档要求及时整理立卷，定期向档案工作人员移交，不得拒绝立卷归档或者将归档材料据为己有。 第九条 公证档案一般以卷为单位进行整理，按照一证一卷、一卷一号的原则立卷。当事人为同一目的而申请办理的数项公证，可以合并为一卷。 第十条 公证档案整理工作应当确保公证文书材料齐全，图文字迹清晰，格式标准统一。 第十一条 归档的公证文书材料一般应当为原件。归档范围主要包括： 1.公证书正本； 2.公证书原本（审批稿、签发稿）； 3.公证申请表； 4.当事人的身份证明； 5.当事人提供的有关证明材料； 6.当事人申请证明的文书原件或者底稿，如遗嘱、合同、委托书等； 7.告知书； 8.询问笔录； 9.公证机构审查、核实所取得的证明材料； 10.公证书领取回执、发送记录； 11.公证费收费凭证，减免申请与审批意见； 12.其他需要归档的文书材料。 第十二条 公证案卷应当编制档号，档号结构应当根据立卷归档要求按照“全宗号—档案门类代码及年度—保管期限—业务类别代码—案卷号”编制。 第十三条 公证档案利用包括对公证档案的查阅、复制、摘录等，原则上只能利用档案正卷相关内容。 公证机构应当建立公证档案利用制度，根据公证档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批、登记手续。 第十四条 本公证机构工作人员利用公证档案，应当履行审批、登记手续；未经许可，公证机构工作人员不得将公证档案带离指定区域。 第十五条 本公证机构以外的单位、个人利用公证档案，按照下列情况处理： （一）司法行政机关、公证协会因工作需要利用公证档案的，应当履行登记手续。 （二）其他公证机构因工作需要利用公证档案的，应当出具申请函，履行登记手续。申请函应当载明公证档案利用的目的、范围、形式，并加盖公证机构印章。 （三）纪检监察机关、审判机关、检察机关、公安机关、国家安全机关因工作需要利用公证档案的，应当出示工作函，履行登记手续。 （四）公证当事人申请利用公证档案的，应当提交书面申请函和身份证明，经公证机构负责人审批同意，履行登记手续后，可以利用公证档案中的公证书正本、其本人作为申请人提供的有关证明材料和申请证明的文书材料。 当事人委托他人申请的，受托人还应当提交当事人授权利用公证档案的委托书和受托人身份证明。 当事人为单位的，还应当提交介绍信、法定代表人或者负责人身份证明和受托人身份证明。 （五）其他单位、个人原则上不得利用公证档案。因特殊情况需要利用的，应当由公证机构报所在地司法行政机关批准。 第十六条 禁止篡改、拆毁、伪造公证档案，维护公证档案的真实性、完整性。公证机构发现档案丢失或者拆毁的，应当立即报告所在地的司法行政机关，并采取补救措施。 第四章 保管与销毁 第十七条 公证档案的保管期限分为10年、30年和永久，从公证档案形成之日起算。公证档案保管期限表见附件。 具有特定历史意义或者重大社会影响的公证档案，保管期限可以定为永久。 第十八条 公证机构应当将公证档案的保管期限明确告知当事人。超过保管期限的，公证机构不再承担保管责任。 第十九条 对于保管期限届满的公证档案，应当组成鉴定工作组定期开展档案鉴定。鉴定工作组由司法行政机关代表、公证协会代表、公证机构负责人、公证机构档案工作人员等组成，必要时可邀请相关领域专家参与。鉴定工作应当形成公证档案鉴定意见书。 第二十条 经鉴定，对于保管期限届满仍有保存价值的公证档案，应当延长并再次确定保管期限。对于保管期限届满且无保存价值的公证档案，应当销毁。 第二十一条 公证档案的销毁程序和办法应当符合国家档案主管部门对档案销毁的相关规定。 第二十二条 公证档案销毁前，应当将档案中的公证书正本留存一份，按年度公证书编号顺序立卷，连同公证登记簿、档案登记簿永久保管。 第五章 统计与移交 第二十三条 公证机构应当建立公证档案统计制度，对档案的接收、移交、保管、利用等情况进行统计，并按照相关规定向所在地司法行政机关和档案主管部门报送档案工作基本情况统计表。 第二十四条 经协商同意，公证机构可以按照有关规定和标准，向同级国家综合档案馆移交公证档案。公证机构应当编制公证档案移交登记簿，并永久保管。 第二十五条 公证机构设置调整的，应当对公证档案进行清理，按照下列情况处理： （一）分立为数个公证机构的，应当约定由一个公证机构代管。 （二）合并为一个公证机构的，各公证机构的档案应当移交合并后的公证机构保管。 （三）公证机构终止的，在终止或办理注销登记之前形成的档案，由承继的公证机构或者所在地司法行政机关保管。 发生前款情形时，公证机构尚未办结的公证案件，由司法行政机关指定一个公证机构继续办理，该公证机构负责将相关公证文书材料立卷归档。 第六章 信息化建设 第二十六条 司法行政机关、公证协会和公证机构应当加强公证电子档案信息化建设，积极推进公证电子档案管理信息系统的建设。 第二十七条 公证机构应当按照国家有关电子档案的要求做好公证电子文书材料的归档、保管、利用、移交等工作，确保公证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。 第二十八条 通过在线办理方式形成的符合国家有关要求的公证电子文书材料可以采用电子形式归档，公证电子档案与传统载体公证档案具有同等效力。 公证机构提供的公证电子档案经打印输出的纸质副本，一般应当覆有表明其为复制件的水印或者在加盖公证机构档案证明专用章后，具有与档案原件同等的效力。 第二十九条 鼓励和支持公证机构按照国家档案主管部门有关规定对传统载体档案数字化。 第七章 监督检查与法律责任 第三十条 司法行政机关、公证协会应当与同级档案主管部门加强沟通协调，做好本地区公证档案移交、保管、检查和公证机构档案工作人员培训等工作。 第三十一条 司法行政机关、公证协会和档案主管部门应当依法加强对公证档案管理各项工作的监督检查。 第三十二条 违反国家相关法律法规和本办法的规定，发生拒绝归档或者造成公证档案丢失、损毁、失真、泄密，或者有其他损害档案实体和信息安全行为的，应当追究相关部门、机构和人员责任。造成财产损失或者其他损害的，依法承担民事责任。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。 第八章 附 则 第三十三条 各省、自治区、直辖市人民政府司法行政机关和档案主管部门可以根据本办法制定具体实施办法。 第三十四条 公证电子档案管理规范由中国公证协会另行制定。 第三十五条 本办法由司法部、国家档案局负责解释，自 年 月 日起施行。1988年3月18日司法部、国家档案局发布的《公证档案管理办法》同时废止。 附件 公证档案保管期限表 一、保管期限10年 1.委托 2.声明 3.保证 4.生存 5.住所地（居住地） 6.无（有）犯罪记录 7.财产权 8.收入状况 9.纳税状况 10.票据拒绝 11.选票 12.不可抗力（意外事件） 13.查无档案记载 14.证书（执照） 15.文书上的签名（印鉴） 16.文本相符 17.现场监督 18.代书 19.代办 20.终止的公证事项（事务） 二、保管期限30年 1.赠与 2.受赠 3.公司章程 4.出生 5.死亡 6.身份 7.曾用名 8.学历 9.学位 10.职务（职称） 11.资格 12.婚姻状况 13.保全证据 14.合同（协议） 15.具有强制执行效力的债权文书公证书及执行证书 16.出具法律意见书 三、永久保管 1.声明（放弃继承权） 2.遗嘱 3.认领亲子 4.经历 5.亲属关系 6.收养 7.抚养事实 8.指纹（印鉴） 9.继承（受遗赠） 10.公证登记 11.公证提存 12.公证保管 关于《公证档案管理办法（修订征求意见稿）》的说明 为健全完善公证制度，加强公证档案管理，司法部会同国家档案局拟修订《公证档案管理办法》（以下简称《办法》）。现就有关情况说明如下。 一、修订背景和过程 现行《办法》是1988年司法部、国家档案局联合制定。随着我国公证行业的快速发展以及档案管理形势任务的变化，目前公证档案管理相关规定已不能完全适应公证工作发展需求。2020年修订的档案法、2024年实施的档案法实施条例，对专业档案的管理提出明确要求。为贯彻落实档案法律法规要求，促进公证工作发展，进一步规范公证档案管理，有必要修订《办法》。 《办法》修订过程中，我们广泛听取各地司法厅（局）公证工作管理部门、公证协会、公证机构和公证人员意见，形成初步修订征求意见稿后，向部分地方司法厅（局）公共法律服务管理处（局）和中国公证协会征求意见，并联合国家档案局、中国公证协会就公证档案管理工作开展专题调研，组织召开公证行业专家座谈会听取意见建议。2024年7月、9月，司法部办公厅分别就《办法（修订征求意见稿）》，征求各地司法厅（局）、国家档案局的意见。在广泛听取各方意见建议的基础上，经反复研究修改完善，形成了目前《办法（修订征求意见稿）》。 二、修订原则 修订工作主要遵循以下原则：一是严格遵守法律法规规定。落实《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》有关档案管理工作要求，明确公证机构和司法行政机关、档案主管部门、公证协会对公证档案管理的工作职责，增加监督检查规定，加强部门间工作协调联系，形成工作合力。二是满足新时代公证工作实际需求。适当扩充公证档案概念范围，推进公证电子档案信息化建设，对公证机构通过购买服务方式委托档案服务企业进行档案管理提出要求，助力公证工作发展。三是坚持为基层减负。优化公证保管期限，完善归档范围，增加告知程序，推动档案销毁工作，减轻公证机构保管档案负担。四是做好制度衔接。处理好《办法》与《中华人民共和国公证法》《公证程序规则》等文件的关系，确保程序规范。 三、主要内容 修订征求意见稿共八章三十五条，主要从整理和利用、保管与销毁、信息化建设等方面进行了具体规范。主要内容包括： （一）总则。明确《办法》的制定依据（第一条）和公证档案定义（第二条）、规定司法行政机关、档案主管部门和公证协会工作职责（第三条），要求公证档案实行集中管理（第四条）。 （二）明确档案管理职责。明确公证机构档案工作人员工作职责（第五条），提出公证机构应当设立符合国家标准的档案库房（第六条），就委托档案服务企业开展公证档案综合管理工作情形提出要求（第七条）。 （三）规范档案整理和利用。明确档案立卷归档时间（第八条）、立卷标准（第九条）、工作要求（第十条）和立卷归档范围（第十一条），以及案卷档号编制规定（第十二条）。建立公证档案利用制度（第十三条），明确不同人员利用公证档案处理情形（第十四条、第十五条），规定发生档案丢失或拆毁等情况的补救措施（第十六条）。 （四）优化档案保管和销毁。调整档案保管期限（第十七条），建立档案保管期限告知制度（第十八条），规范档案销毁前的鉴定（第十九条）、应当销毁情形（第二十条）、具体程序和办法（第二十一条），要求对销毁的档案留存相关资料（第二十二条）。 （五）完善档案统计和移交。建立档案统计制度（第二十三条），确立公证机构和同级档案馆协商移交原则（第二十四条），明确公证机构调整时档案不同处理情形（第二十五条）。 （六）明确加强档案信息化。要求各地应当加强公证电子档案信息化建设（第二十六条），做好公证电子文书材料归档等工作（第二十七条），明确公证电子档案与传统载体公证档案具有同等效力（第二十八条），鼓励公证机构对传统载体档案数字化（第二十九条）。 （七）强化档案监督检查。明确司法行政机关、公证协会和档案主管部门监管责任（第三十条、第三十一条），以及发生损害档案和信息安全行为的法律责任（第三十二条）。 （八）附则。规定各省（区、市）司法行政机关和档案主管部门可以根据本办法制定具体实施办法（第三十三条），明确公证电子档案管理规范将另行制定（第三十四条），规定新办法颁布实施后旧办法同时废止（第三十五条）。 原载于《中国档案报》2024年10月31日 总第4206期 第四版